Mitarbeiter Gremienmanagement (m/w/d)

Die Arbeit unserer Gremien ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenssteuerung innerhalb der HanseWerk-Gruppe. Damit Vorstands- und Geschäftsführungssitzungen, Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen reibungslos ablaufen, braucht es eine gute Organisation, sorgfältig vorbereitete Unterlagen und eine zuverlässige Kommunikation. Genau hier unterstützt du unser Team und arbeitest eng mit verschiedenen Führungsebenen und Gremienmitgliedern zusammen.

Deine Aufgaben

• Gremiensitzungen vor- und nachbereiten: Du unterstützt bei der Organisation sowie der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen der Gesellschaften der HanseWerk-Gruppe. Dazu gehören Vorstands- und Geschäftsführungssitzungen, Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen.
• Sitzungsunterlagen erstellen und prüfen: Du unterstützt bei der Erstellung der erforderlichen Sitzungsunterlagen und übernimmst deren qualitative Vorprüfung. Damit trägst du zu einer sorgfältigen und verlässlichen Vorbereitung der Sitzungen bei.
• Sitzungen und Besprechungen organisieren: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf von Sitzungen und Besprechungen und behältst dabei die organisatorischen Abläufe im Blick.
• Kommunikation zwischen den Gremien begleiten: Du bist die Kommunikationsschnittstelle zwischen den Führungsebenen und dem Vorstand und pflegst den Austausch mit den Mitgliedern des Aufsichtsrats.
• Bereichsleitung organisatorisch unterstützen: Du unterstützt die Bereichsleitung „Recht und Services“ bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehören unter anderem die Organisation von Terminen und Veranstaltungen, die Pflege von Ordnerstrukturen sowie die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
  

Dein Profil

• Kaufmännische Qualifikation: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r oder eine kaufmännische Berufsausbildung. Zusätzlich verfügst du über eine anerkannte Zusatzqualifikation, beispielsweise als Wirtschaftsfachwirt, Industriefachwirt, Betriebswirt oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Digitale Kompetenz und MS-Office-Kenntnisse: Du arbeitest gerne digital, bist offen für neue Technologien und gehst sicher mit MS Office um, insbesondere mit Outlook, Teams, PowerPoint, Word und Excel. Außerdem bringst du gute Kenntnisse in der Bearbeitung von PDF-Dokumenten mit.
• Kommunikationsstärke: Du verfügst über hervorragende mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse und kannst dich sowohl im persönlichen Austausch als auch schriftlich klar und professionell ausdrücken.
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise: Du arbeitest gewissenhaft, strukturiert und zuverlässig. Dabei zeigst du Eigeninitiative, bist flexibel und bringst gerne eigene kreative Ideen in deinen Arbeitsalltag ein.
• Organisationstalent und Überblick: Du verfügst über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld und bei einem hohen Arbeitsaufkommen den Überblick über deine Aufgaben.
• Serviceorientierung und Diskretion: Die Zufriedenheit unserer Kunden steht für dich an erster Stelle. Du trittst gegenüber Geschäftspartnern und Kollegen professionell und freundlich auf. Gute Umgangsformen und absolute Diskretion sind für dich selbstverständlich.

Unsere Benefits

• Transparente Vergütung: Du erhältst eine attraktive tarifliche Vergütung, Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksame Leistungen (480 €/Jahr).
• Zeit für dich: Bei uns hast du 30 Urlaubstage und zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester. Durch unsere Zeiterfassung kannst du dein Zeitguthaben in Freizeit umwandeln. Bei Schleswig-Holstein Netz, HanseWerk AG und HanseGas beträgt die Wochenarbeitszeit 37 Stunden, bei HanseWerk Natur 38 Stunden.
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten und – je nach Position – die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sorgen für mehr Gestaltungsspielraum im Arbeitsalltag.
• Gesundheit: Deine Gesundheit stärken wir durch vergünstigte Wellpass-Firmenfitnessangebote, Betriebssport, JobRad, Sportevents und ausgewogene Ernährung in unseren Kantinen in Quickborn und Rendsburg.
• Entwicklung & Weiterbildung: Mit unserem umfangreichen Fortbildungsangebot, unserer Online-Lernplattform und einem starken Netzwerk fördern wir deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Familienfreundlichkeit: Wir unterstützen dich bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z.B. durch die Kooperation mit Partnern, die bei der Kinderbetreuung oder der Pflege von Angehörigen beraten. Zusätzlich bieten wir Vätern bzw. gleichgestellten Elternteilen eine vierwöchige bezahlte Freistellung nach der Geburt eines Kindes.
• Offenheit & Teamgeist: Unsere Unternehmenskultur lebt von offenem Miteinander, aktiver Zusammenarbeit und einer Begeisterung für das, was wir tun.
• Auszeit: Du kannst bei uns Ferienunterkünfte europaweit zu günstigen Konditionen buchen. Mit unserem Workation-Angebot kannst du bis zu 20 Tage im Jahr im EU-Ausland arbeiten.
• Freistellung: Bei besonderen Anlässen, wie z.B. Eheschließung, Umzug, Hochzeit der Kinder oder Silberhochzeit, kannst du dich über den gesetzlichen Rahmen hinaus von der Arbeit freistellen lassen.

Da wir eine lernende Organisation sind, freuen wir uns über deine Bewerbung, auch wenn du nicht alle Anforderungen zu 100 % erfüllst.