Executive Assistant/Office Manager (Part-time)

Executive Assistant/Office Manager (Part-Time 20-25/w)

Position Overview

We are seeking an Executive Assistant/Office Manager to support multiple leaders while helping manage day-to-day office operations across our Bay Area offices. This role combines executive support with office management responsibilities and will evolve as the company grows. The ideal candidate is proactive, organized, adaptable, and able to take ownership of tasks with minimal direction.

This position will begin as a part-time contract role (approximately 20–25 hours per week), with the potential to transition to full-time as business needs evolve.

Responsibilities

• Manage complex calendars and coordinate meetings with internal teams, external partners, and vendors.
• Coordinate meeting logistics and scheduling across multiple calendars.
• Take meeting notes as needed and follow up on action items.
• Track ongoing tasks and follow up with internal teams.
• Coordinate travel arrangements, purchasing, and related logistics.
• Track purchases, expenses, and other administrative items.
• Assist with office management across multiple office locations.
• Coordinate furniture installations, vendors, cleaning services, and other office logistics
• Ensure conference rooms are prepared for meetings and visitors.
• Receive guests and help coordinate office visits.
• Support coordination across geographically distributed teams.
• Assist with travel planning and expense filing as needed.

Qualifications

• 2+ years of Executive Assistant experience preferred.
• Strong calendar management and organizational skills.
• Excellent communication skills.
• Experience with Google Workspace.
• Ability to work independently and take ownership of assignments.
• Comfortable working in a startup environment with evolving responsibilities.
• Willingness to wear multiple hats and contribute wherever needed.
• Ability to travel between the San Francisco and Palo Alto offices as business needs require.
• Occasional flexibility outside standard business hours may be needed to support globally distributed teams.

Type: Contract (may convert to fulltime)

Duration: 3-6 Months to start

Location: Palo Alto, and San Francisco, CA (Hybrid)

Pay Rate Range: $40 to $58/h (DOE)