Coordonnateur(trice) principal(e) des services immobiliers / Senior Real Estate Services Coordinator

Why CBRE?

When you join CBRE, you become part of the global leader in commercial real estate services and investment that helps businesses and people thrive. We are dynamic problem solvers and forward-thinking professionals who create significant impact. Our collaborative culture is built on our shared values — respect, integrity, service and excellence — and we value the diverse perspectives, backgrounds and skillsets of our people. At CBRE, you have the opportunity to chart your own course and realize your potential. We welcome all applicants.

À propos du poste:

CBRE recherche un Coordonnateur(trice) principal(e) des services immobiliers, animé par la passion d’offrir un service client exceptionnel et d’atteindre l’excellence opérationnelle. À ce poste, vous serez au cœur des opérations immobilières commerciales et travaillerez en partenariat avec les locataires, les prestataires et les parties prenantes internes afin d’offrir une expérience en milieu de travail fluide et sans accroc.

Vous apporterez votre soutien dans divers domaines, notamment l’administration immobilière, la gestion des baux, la coordination des prestataires, les processus financiers, le compte rendu et la relation avec les locataires. Il s’agit d’une excellente opportunité pour un professionnel soucieux du détail qui aime résoudre des problèmes, nouer des relations et contribuer directement à la réussite d’un bien immobilier et de ses occupants.

Vos responsabilités:

• Assister la direction dans diverses tâches administratives, notamment répondre au téléphone, communiquer avec les locataires, établir les notes de frais, organiser les réunions, classer les documents et faire des photocopies.
• Organiser et gérer des événements sur place, en réservant les espaces requis pour les événements, en montant et démontant les salles, et en livrant les fournitures nécessaires.
• Gérer les dossiers, notamment les attestations d’assurance et les baux. Vérifier que tous sont à jour et conformes aux politiques de l’entreprise.
• Collaborer avec les techniciens du bâtiment et les fournisseurs afin d’établir une liste des interventions d’entretien. Lancer, coordonner et suivre l’avancement des travaux confiés aux fournisseurs.
• Examiner les documents internes relatifs à la gestion des baux, tels que les résumés de baux, conformément aux instructions. Superviser les activités liées à la gestion des baux, notamment la mise en place des baux, les modifications apportées à ceux-ci, l’établissement de rapports, etc.
• Préparer les factures des locataires et les transmettre une fois approuvées.
• Collaborer à la préparation des rapports de gestion trimestriels et mensuels.
• Enregistrer les factures à régler et les bons de commande dans le système comptable.
• Transmettre les factures originales au service comptable en vue de leur paiement.
• Identifier et résoudre les problèmes habituels et exceptionnels qui peuvent survenir dans son propre domaine de travail sans l’approbation d’un supérieur hiérarchique.
• Évaluer et sélectionner des solutions à partir d’options établies.
• Influencer l’équipe par la qualité des services ou de l’information fournis.
• Suivre des procédures et des pratiques normalisées et se soumettre à une supervision et à des conseils réguliers, mais modérés.

About the Role:

CBRE is seeking a Senior Real Estate Services Coordinator who is passionate about delivering exceptional customer service and operational excellence. In this role, you'll be at the center of commercial property operations, partnering with tenants, vendors, and internal stakeholders to ensure a seamless workplace experience.

You'll support a variety of functions, including property administration, lease management, vendor coordination, financial processes, reporting, and tenant engagement. This is an excellent opportunity for a detail-oriented professional who enjoys solving problems, building relationships, and making a direct impact on the success of a property and its occupants.

What You’ll Do:

• Assist management with various administrative tasks. This includes answering phones, communicating with tennants, prearing expense reports, scheduling meetings, filing and copying.
• Organize and manage on-site events. This includes securing event space, set up and tear down of the room, and delivery of supplies.
• Maintain files, including insurance certificates and leases. Verify all are up to date and in compliance with company policies.
• Works with Building Technicians and vendors to compile a list of maintenance items. Open, coordinate, and monitor the status of work assigned to vendors.
• Review internal lease administration documents such as lease abstracts as directed. Oversee lease administration activities including lease set up, lease changes, reporting etc.
• Prepare tenant bills and submit upon approval.
• Help with preparations of monthly and quarterly management reports.
• Submit invoices for payment and purchase orders by inputting them into the accounting system.
• Forwards original invoices to accounting for payment.
• Recognize and solve typical and atypical problems that can occur in own work area without supervisory approval.
• Evaluate and select solutions from established options.
• Impact team through the quality of the services or information provided.
• Follow standardized procedures and practices and receives regular but moderate supervision and guidance.

Nos exigences:

• Diplôme d’études secondaires ou d’équivalence d’études secondaires (GED) et deux à trois ans d’expérience professionnelle pertinente.
• Compréhension approfondie des routines et des normes de travail et de l’application des compétences et des connaissances à une série de processus, de procédures et de systèmes requise.
• Compétences intermédiaires en matière de résolution de problèmes, avec la capacité d’examiner et de sélectionner des solutions parmi les options disponibles sans l’approbation d’un supérieur hiérarchique.
• Capacité à expliquer de manière claire et concise des informations détaillées et complexes au sein de l’équipe.
• Connaissance approfondie des produits Microsoft Office. Par exemple, Word, Excel, Outlook, etc.
• Compétences organisationnelles avancées et esprit de curiosité.
• Bonnes aptitudes en mathématiques. Capacité à effectuer des calculs tels que des pourcentages, des rabais et des majorations.

Pourquoi choisir CBRE?

En vous joignant à CBRE, vous intégrez le chef de file mondial des services immobiliers commerciaux et de l’investissement qui aide les entreprises et les personnes à prospérer. Nous sommes des professionnelles et professionnels dynamiques, axés sur la résolution de problèmes et tournés vers l’avenir, qui génèrent un impact significatif. Notre culture collaborative repose sur des valeurs fondamentales : respect, intégrité, service et excellence. Nous accordons une grande importance à la diversité des perspectives, des parcours et des compétences de chacun et chacune. À CBRE, vous avez la possibilité de tracer votre propre voie et de réaliser votre potentiel. Nous accueillons tous les candidats. 

Nos valeurs en matière de recrutement:

À CBRE, nous nous engageons à favoriser un environnement où chaque personne se sent accueillie et valorisée. Nous valorisons pleinement la diversité des points de vue et des expériences, et nous encourageons toutes les candidatures qualifiées.

Avis de non-responsabilité:

Les candidates et candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans devoir être parrainés par un visa, que ce soit à présent ou à l’avenir.

Divulgation relative à l’utilisation de l’IA par le candidat:

Nous accordons une grande importance aux interactions humaines afin de comprendre l’expérience, les compétences et les aspirations propres à chaque candidat. Nous n’utilisons pas d’outils d’intelligence artificielle (IA) pour prendre nos décisions d’embauche, et nous demandons aux candidats de signaler toute utilisation de l’IA dans le cadre du processus de candidature et d’entretien.

What You’ll Need:

• High School Diploma or GED with 2-3 years of job-related experience.
• An established understanding of work routines and standards and applying skills and knowledge in a range of processes, procedures, and systems are required.
• Requires intermediate problem-solving skills with the capacity to review and select solutions from available options without supervisory approval.
• Ability to explain detailed and complicated information within the team in a clear and concise manner.
• Advanced knowledge of Microsoft Office products. Examples include Word, Excel, Outlook, etc.
• Strong organizational skills with a robust inquisitive mindset.
• General math skills. Ability to calculate advanced figures such as percentages, discounts, and markups or complicated information within the team.

Why CBRE?

When you join CBRE, you become part of the global leader in commercial real estate services and investment that helps businesses and people thrive. We are dynamic problem solvers and forward-thinking professionals who create significant impact. Our collaborative culture is built on our shared values — respect, integrity, service and excellence — and we value the diverse perspectives, backgrounds and skillsets of our people. At CBRE, you have the opportunity to chart your own course and realize your potential. We welcome all applicants.

Our Values in Hiring:

At CBRE, we are committed to fostering a culture where everyone feels they belong. We value diverse perspectives and experiences, and we welcome all applications.

Disclaimers:

Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future. 

This position involves technologies regulated by the Canadian government’s Controlled Goods Program and the Contract Security Program. In order to obtain the required security clearance, candidates must be Canadian citizens or permanent residents of Canada, have resided in Canada for a minimum of five consecutive years, and meet all other program requirements. Job offers will be conditional upon candidates undergoing a successful security screening per the Controlled Goods Regulations and the Contract Security Program.

Applicant AI Use Disclosure:

We value human interaction to understand each candidate's unique experience, skills, and aspirations. We do not use artificial intelligence (AI) tools to make hiring decisions, and we ask that candidates disclose any use of AI in the application and interview process.

Si vous avez besoin d’un accommodement ou de soutien dans le cadre de votre candidature ou du processus de recrutement, veuillez communiquer avec Candidate.Care@cbre.com. Nous nous engageons à faire en sorte que toutes les personnes candidates puissent participer pleinement au processus.

If you require any adjustments or support in connection with your application or the recruitment process, please contact Candidate.Care@cbre.com. We are committed to ensuring that all candidates can participate fully in the process.