Mitarbeiter (m/w/d) im Office- und Lehrgangsmanagement

DAS SIND WIR – Wir, die VIVIDUS, sind ein gemeinnütziger und zertifizierter Bildungsträger mit langjähriger Erfahrung im Bildungssektor. Unsere Schwerpunkte liegen in der beruflichen Weiterbildung, Umschulung und Fortbildung in den Bereichen Gesundheit, Wirtschaft und Soziales.
UNSERE VISION – Wir wollen Menschen eine neue Perspektive im Leben eröffnen. Wir denken, dass jeder Mensch eine Chance auf persönliche Entwicklung und Entfaltung verdient. Durch unsere Beratung, Bildung und Vermittlung wollen wir Menschen zum Erfolg führen.

HIERAN ARBEITEN WIR MIT ALLER KRAFT – Mit unseren engagierten Mitarbeitern und Dozenten entwickeln wir Lehrgänge, die einen sofortigen Nutzen bringen – sei es eine unmittelbare Arbeitsaufnahme, der nächste Karriereschritt, mehr Kompetenz und Handlungssicherheit oder auch einfach ein gutes Gefühl für sich selbst.

Für unseren Weiterbildungsbereich suchen wir neue Kolleginnen und Kollegen für die Organisation unserer Lehrgänge sowie die Beratung und Betreuung von Interessierten und Teilnehmenden.

Die Tätigkeit ist abwechslungsreich und verbindet Organisation und Verwaltung mit viel direktem Kontakt zu Menschen.

Ihre Aufgaben

• Beratung und Betreuung von Interessierten persönlich, telefonisch und schriftlich
• Bearbeitung von Anfragen sowie aktive Begleitung von Interessierten bis zur Anmeldung
• Begleitung von Anmeldungen und Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen
• Organisation und Betreuung unserer laufenden Lehrgänge
• Betreuung des Empfangs und erste Ansprechperson für Besucher, Interessierte, Teilnehmende und Dozierende
• Bearbeitung von Anwesenheiten, Fehlzeiten und weiteren organisatorischen Vorgängen
• Koordination von Praktika einschließlich der erforderlichen Dokumentation
• Vorbereitung und Begleitung von Lehrgangsstarts sowie Lehrgangsabschlüssen
• Dokumentation, Pflege und Bearbeitung von Teilnehmer- und Interessentendaten in unserem CRM-System
• Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben im Lehrgangsbetrieb

Das sollten Sie mitbringen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung in der Verwaltung, im Kundenservice, im Empfangsbereich oder in der Bildungsorganisation
• Freude am Umgang mit Menschen sowie eine ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und digitalen Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein freundliches, professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

Von Vorteil sind Erfahrungen in einem der folgenden Bereiche:

• Lehrgangs- oder Seminarorganisation
• Teilnehmerverwaltung
• Bildungs- oder Weiterbildungswesen
• Kundenbetreuung oder Empfang

Arbeitszeiten

• Arbeitszeiten innerhalb unserer Öffnungszeiten von 7:30 bis 17:00 Uhr
• Faire Dienstplanung in einem abgestimmten Schichtmodell
• Üblicherweise 2–3 Frühdienste ab 7:30 Uhr sowie 1–2 Spätdienste bis 17:00 Uhr pro Woche
• Gegenseitige Unterstützung und flexible Abstimmung bei Urlaub oder Krankheitsfällen

Das erwartet Sie bei uns:

• Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 30–35 Stunden pro Woche
• Eine strukturierte Einarbeitung in ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Kontakt zu Menschen
• Ein wertschätzendes Team mit kurzen Entscheidungswegen und gegenseitiger Unterstützung
• Vielfältige Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie die Chance, zusätzliche Verantwortungsbereiche zu übernehmen
• Raum für eigene Ideen und die aktive Mitgestaltung von Prozessen
• Zuschuss zum Deutschland-Ticket und sehr gute Verkehrsanbindung
• Betriebliche Altersvorsorge und attraktive Corporate Benefits
• Sonderurlaub am 24.12. und 31.12.

*** Bei Fragen zur Stelle steht Ihnen Frau Sonja Saurer gerne zur Verfügung – Sie erreichen sie telefonisch unter 📞 030 654 898 24. ***