Technicien(ne) en administration

À titre de Technicien administratif, vous soutiendrez le Directeur de la maintenance en effectuant l’ensemble des tâches administratives et financières pour le département de la maintenance au Chantier Davie. Le titulaire du poste est principalement responsable de la gestion de la facturation, du suivi budgétaire, ainsi que du soutien logistique aux chargés de projet pour l’accueil, la gestion des accès et la coordination des consultants externes sur le chantier. plus précisément, vous devrez:

• Assurer le suivi de la réception, la validation et la codification des factures des fournisseurs et des sous-traitants pour approbation.

• Soutenir les chargés de projet dans le suivi de leurs coûts et dans la mise à jour des budgets du département de la maintenance.

• Prendre en charge les demandes d’accès et les formalités de sécurité des consultants externes sur le chantier.

• Agir comme point de contact pour les consultants, effectuer le suivi des contrats et assurer les relances nécessaires à l’obtention des livrables.

• Effectuer la saisie de données dans les systèmes administratifs du département et dans le logiciel de gestion du temps (Kronos).

• Produire les rapports hebdomadaires et mensuels sur l’état des dépenses et des budgets pour la direction.

• Commander les fournitures de bureau ainsi que les équipements de protection individuelle (EPI) pour l’équipe.

• Classer et archiver les documents administratifs ainsi que les contrats sur le réseau interne.

• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de votre supérieur.

• Assurer le suivi des formations échues ou à renouveler pour les travailleurs syndiqués et les cadres.

• Tenir à jour le fichier de suivi des vacances du personnel cadre.

Qualifications

• Avoir complété un cours en technique administrative, ou toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente;
• Avoir 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel- niveau avancé, Word- niveau intermédiaire)
• À l’aise avec les outils informatiques et technologiques;
• À l’aise dans la saisie de données et aimer les tâches cléricales et répétitives;
• Faire preuve de discrétion, d’organisation et de ponctualité;
• Capacité à travailler en équipe et coopérer dans l’atteinte des objectifs;
• Bilinguisme, un atout.