Senior Team- & Bereichsleitungsassistenz | Office Management

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen aus dem Energiesektor, das sich in einem spannenden Transformationsprozess befindet und aktiv an nachhaltigen Lösungen für die Zukunft arbeitet. Mit mehreren Standorten und rund 500 Mitarbeitenden bietet das Unternehmen ein professionelles, zugleich kollegiales Arbeitsumfeld. Innovation, langfristige Entwicklung und die kontinuierliche Optimierung von Prozessen stehen dabei im Mittelpunkt. Mitarbeitende profitieren von modernen Strukturen, kurzen Entscheidungswegen und einer langfristigen Perspektive.

• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen
• Koordination von Terminen und Kalendern für Führungskräfte
• Professionelle interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung, Bearbeitung und digitale Verwaltung von Dokumenten
• Vorbereitung und professionelle Formatierung von Präsentationen
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Teamevents
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und weiteren Verbrauchsmaterialien
• Betreuung von Meetingräumen und Gemeinschaftsbereichen
• Abstimmung mit externen Dienstleistern wie Objektmanagement, Hausmeisterservice und Reinigungsunternehmen
• Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs
• Empfang und Betreuung von Gästen als erste Ansprechperson am Standort
• Vertretung der Executive Assistant bei Abwesenheiten und Umgang mit vertraulichen Informationen
• Unterstützung bei organisatorischen Projekten und Sonderaufgaben

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office Management- oder vergleichbaren Position
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Eigenverantwortung und selbstständiges Arbeiten
• Freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten
• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen
• Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, eigenständig Prioritäten zu setzen
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Nach der Übernahme:

• Attraktives Vergütungspaket von bis zu ca. 69.400 € Gesamtjahresvergütung inklusive Sonderzahlungen
• Weihnachtsgeld sowie ein zusätzlicher variabler Vergütungsbestandteil
• Hybrides Arbeitsmodell mit 3 Tagen im Büro und 2 Tagen im Homeoffice
• Langfristige Perspektive
• Verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Entscheidungsträgern
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Mitarbeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen einer dynamischen Wachstumsbranche
• Kollegiales Team und standortübergreifende Zusammenarbeit

Standort: Berlin
Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption
Arbeitszeit: Vollzeit (38 Stunden/Woche)