Directiesecretaresse (loondienst)

Startdatum: zsm na gesprekken

Duur opdracht: 31-12-2026

Aantal uren week: 32-36 uur p/wk

Inschaling: 8 CAO Provincie € 3.167 en maximaal € 4.447

Extra informatie: voor inhuur zijn geen vaste parkeerplaatsen beschikbaar in de parkeergarage. Voor eventuele sollicitatiegesprekken is er een uitzondering, omdat men dan als 'bezoek' geregistreerd wordt.

Provincie Fryslan

Wij werken samen aan een mooi en sterk Fryslân

Wy binne provinsje Fryslân. Wa bisto?

In verband met het vertrek van een van onze secretaresses is binnen provincie Fryslân een vacature ontstaan voor een bestuurs-/directiesecretaresse.

Als bestuurs-/directiesecretaresse ondersteun je bestuurders en/of de directie. Je zorgt dat afspraken, overleggen, stukken en acties goed zijn georganiseerd en dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en bent een belangrijke schakel tussen bestuurder of directie, de organisatie en externe contacten.

Het werk in de praktijk

It wurk yn de praktyk

Je werkt zelfstandig in een dynamische en bestuurlijke omgeving. Je houdt overzicht, beoordeelt de urgentie van afspraken en verzoeken en zorgt dat stukken, informatie en acties tijdig beschikbaar zijn.

Je belangrijkste werkzaamheden zijn:

·        beheren en plannen van agenda’s en stellen van prioriteiten;

·        voorbereiden en organiseren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten;

·        bewaken van afspraken, acties en termijnen;

·        verwerken van inkomende en uitgaande communicatie, post en e-mail;

·        fungeren als aanspreekpunt en verbindende schakel;

·        waarnemen voor collega-secretaresses;

·        verzamelen en beheren van stukken en informatie;

·        onderhouden van contacten met bestuurders, directie, collega’s en externe relaties;

·        signaleren van knelpunten en bijdragen aan verbetering van werkprocessen.

Je denkt actief mee over hoe het werk slimmer en efficiënter kan en maakt daarbij gebruik van digitale mogelijkheden.

Afhankelijk van de plek waar je wordt ingezet, ondersteun je bijvoorbeeld een gedeputeerde, de provinciesecretaris/algemeen directeur of een andere directiefunctie.

Wie ben jij?

Wa bisto?

Je bent een ervaren en zelfstandige bestuurs-/directiesecretaresse. Je bent proactief, energiek en verbindend en ziet werk voordat het op je afkomt. Je houdt overzicht, kunt snel schakelen en weet prioriteiten te stellen, ook wanneer de druk hoog is.

Je hebt gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en kunt verschillende belangen goed wegen. Je bent zorgvuldig en accuraat, maar ook flexibel en doortastend. Je communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus, bent representatief en betrouwbaar. Je werkt graag samen, maar kunt ook zelfstandig handelen en waar nodig opbouwend tegengas geven.

Daarnaast beschik je over:

·        minimaal een relevante mbo+- of hbo-opleiding;

·        aantoonbare ervaring als bestuurs-, directie- of managementsecretaresse;

·        ervaring in een bestuurlijke of complexe organisatorische omgeving;

·        goede communicatieve en organisatorische vaardigheden;

·        goede kennis van Microsoft Office en bij voorkeur iBabs;

·        ervaring met het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;

·        kennis van digitale werkprocessen en moderne digitale hulpmiddelen;

·        beheersing van het Fries of de bereidheid dit te leren is een pré.

Aan de slag in loondienst? Dan krijg je naast je bruto inkomen:

• Vakantiegeld en een individueel keuzebudget

• 25 vakantiedagen, flexibele feestdagen en de mogelijkheid om dagen bij te kopen

• Een reiskostenvergoeding

• Een goede pensioenregeling

• Extra vergoedingen voor internet, telefoon en een thuiswerkplek budget

• Een opleidingsbudget, coaching en toegang tot de Randstad Academy

• Netwerkevents, kennissessies en een jaarlijks community festival

Meer informatie over de arbeidsvoorwaarden? Kopieer dan deze link in je browser:

https://docs.google.com/document/d/168hTXFFeu1BLiaIhe11OrJQVp5irdDEO/edit?usp=sharing&ouid=108856046325586215209&rtpof=true&sd=true