Backoffice Manager (m/w/d)

Job Description

Schauen Sie sich die Aufgabenübersicht unten an Wenn Sie überzeugt sind, dass Sie die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen haben, bewerben Sie sich noch heute.

Kurzintro Vom Angebot bis zur Zahlung: Backoffice Manager in Vollzeit (40 Std./Woche, Bürozeit 9 bis 18 Uhr), hybrid mit 1–2 Tagen Home-Office, in Bergisch Gladbach bei Köln. Benefits

• Strukturierte Einarbeitung
• Mindestens 30 Urlaubstage
• 1–2 Tage Home-Office pro Woche
• Du siehst den ganzen Prozess, nicht nur einen Ausschnitt
• Entscheidungen kurz und direkt mit der Geschäftsführung
• Mac oder Windows nach Wahl
• Per Du ab Tag 1
• Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld in guten Geschäftsjahren
• Urban Sports Club: 30 € Zuschuss pro Monat
• Parkplatz oder Jobticket
• Corporate Benefits mit 800+ Partnern
• Jahresgespräch über deine Entwicklung

Deine Aufgaben

• Erste Anlaufstelle: Anrufe, Postfächer und Gäste, gemeinsam mit Christoph; an Home-Office-Tagen vertretet ihr euch gegenseitig
• Korrespondenz & Organisation: Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Reisen und Termine der Geschäftsführung
• Office: Arbeitsmittel verwalten, Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen im Blick behalten
• Verkauf: Angebote erstellen und nachhalten, Aufträge in Business Central bis zur Rechnung begleiten
• Vertragsabrechnung: Wartungs-, Lizenz- und Supportverträge abrechnen
• Einkauf: Hardware und Lizenzen bestellen und sicherstellen, dass jede Bestellung weiterberechnet wird
• Projekte: Projekte anlegen, Termine und Status-Meetings organisieren, Protokolle schreiben, Stundennachweise für die Abrechnung vorbereiten
• Eingangsrechnungen: prüfen, kontieren und buchen
• Zahlungen: Zahlungseingänge zuordnen, Mahnungen versenden, Zahlungsläufe vorbereiten
• Buchhaltung: Kontobewegungen buchen und Kassenbuch führen Dein Profil & Skillset
• Kaufmännische Ausbildung, z. B. im Groß- xnbtkat und Außenhandel, im Büromanagement oder als IT-System-Kaufmann/-frau
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst, Einkauf oder Buchhaltung
• Du kennst dich mit Eingangsrechnungen, Kontierung und Zahlungsverkehr aus
• Erfahrung mit einem ERP-System, idealerweise Business Central
• Sicher in Excel und offen für KI-Tools wie Claude
• Sicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englisch für die Korrespondenz (Übersetzungstools sind ausdrücklich erlaubt)
• Nice-to-have: StarMoney, DocuWare oder Jira, Erfahrung im Handel oder in einem IT-Systemhaus