Senior Projectadministrateur

Binnen GVB lopen honderden projecten tegelijkertijd. Van spoorvernieuwing tot onderhoud en technische verbeteringen. Achter ieder project zit een administratie die niet alleen correct moet zijn, maar ook inzicht moet geven in de voortgang en financiële status. Als senior projectadministrateur zorg jij ervoor dat projectgegevens betrouwbaar, controleerbaar en actueel zijn. Je bent een belangrijke sparringpartner voor projectleiders, projectcontrollers en collega's binnen de organisatie en helpt projecten administratief en financieel in control te houden.

Dit ga je doen

Als senior projectadministrateur werk je binnen het team Project Control en Administratie van GVB Business Control. Het team ondersteunt projecten binnen railinfra uitvoering, operationele techniek, railinfra assetmanagement, railmaterieel, veren en het projectbureau. Je beheert een eigen portefeuille van projecten en bent voor projectleiders vaak het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vraagstukken.

Je zorgt ervoor dat projectadministraties vanaf de start goed worden ingericht en gedurende de looptijd van projecten betrouwbaar blijven. Daarbij kijk je verder dan alleen de administratieve verwerking. Je signaleert risico's, onderzoekt afwijkingen, ondersteunt bij prognoses en bewaakt de kwaliteit van projectinformatie. Ook lever je een actieve bijdrage aan het verbeteren van processen en het borgen van compliance binnen de projectadministratie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het inrichten en beheren van projectadministraties conform projectstructuren en procedures.
• Het verwerken en controleren van urenverantwoordingen, financiële transacties, voortgangsgegevens en onderhanden werkposities.
• Het opstellen van financiële rapportages en projectoverzichten voor projectleiders, projectcontrollers en management.
• Het controleren van offertes, inkoopopdrachten en facturen op juistheid, volledigheid en aansluiting op budgetten en contractafspraken.
• Het analyseren van verschillen tussen begrotingen, realisaties en prognoses.
• Het ondersteunen van projectteams bij kostenramingen en prognoses gedurende de looptijd van projecten.
• Het signaleren en oplossen van foutieve boekingen, administratieve afwijkingen en ontbrekende projectinformatie.
• Het uitvoeren van controles en steekproeven op projectadministraties om fouten en onregelmatigheden tijdig te signaleren.
• Het bewaken van interne procedures, regelgeving, auditvereisten en administratieve kwaliteit.
• Het adviseren van collega's over correcte vastlegging, documentbeheer en administratieve processen.
• Het bijdragen aan procesverbeteringen, werkinstructies en kennisdeling binnen het team.

Om goed te begrijpen waar je aan werkt, wordt ook verwacht dat je af en toe samen met een projectleider projecten buiten bezoekt. Denk aan werkzaamheden aan sporen, bovenleidingen of andere technische projecten. Zo zie je welke werkzaamheden schuilgaan achter de cijfers en administratie.

Dit neem je mee

Je hebt ruime ervaring binnen een projectadministratieve omgeving en voelt je thuis in een rol waarin administratie, analyse, kwaliteitsbewaking en advisering samenkomen. Je bent in staat om overzicht te houden over meerdere projecten tegelijkertijd en vindt het vanzelfsprekend om eigenaarschap te nemen over de kwaliteit van de administratie.

• Communicatief en klantgericht: Je bent voor projectleiders een belangrijk aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen. Je legt rapportages uit, bespreekt afwijkingen, vraagt ontbrekende informatie uit en adviseert collega's over administratieve verwerking. Daarbij zorg je ervoor dat verschillende stakeholders beschikken over duidelijke en betrouwbare informatie.
• Analytisch vermogen en probleemanalyse: Je controleert zelfstandig jouw projectenportefeuille en onderzoekt afwijkingen in budgetten, facturen, urenboekingen, prognoses en projectadministraties. Je legt verbanden tussen financiële gegevens, projectontwikkelingen en administratieve processen. Wanneer verschillen ontstaan tussen begroting, realisatie en prognose zoek je actief naar de oorzaak en breng je de impact voor projecten in beeld.
• Nauwkeurigheid: De administratieve kwaliteit van projecten ligt voor een belangrijk deel in jouw handen. Je controleert projectgegevens, financiële transacties, contractinformatie, rapportages en projectdossiers op juistheid, volledigheid en tijdigheid. Daarnaast bewaak je dat documentatie controleerbaar blijft en voldoet aan audit- en compliance-eisen. Dankzij jouw zorgvuldigheid kunnen projectteams en management vertrouwen op de beschikbare informatie.
• Oordeelsvorming: Je beoordeelt dagelijks administratieve en financiële informatie en maakt afwegingen over de juistheid van gegevens, de inrichting van projectadministraties en de naleving van procedures. Je onderzoekt afwijkingen zorgvuldig en bepaalt wanneer aanvullende acties, correcties of escalaties nodig zijn. Hierdoor draag je bij aan betrouwbare projectinformatie en goede besluitvorming.
• Initiatief: Je wacht niet tot anderen problemen signaleren. Wanneer je ziet dat procedures niet worden gevolgd, gegevens ontbreken of afwijkingen ontstaan binnen projecten, neem je zelf actie. Je zoekt actief naar oplossingen, betrekt de juiste collega's en doet voorstellen om processen of werkwijzen te verbeteren. Daarnaast lever je een bijdrage aan het actueel houden van werkinstructies en kennisdeling binnen het team.
• Samenwerken: Je werkt dagelijks samen met projectleiders, projectcontrollers, concernadministratie, auditors, collega's binnen Business Control en andere projectadministrateurs. Veel projectinformatie komt vanuit verschillende afdelingen samen. Daarom is samenwerken essentieel om projecten administratief beheerst en financieel inzichtelijk te houden. Ook ondersteun je collega's met jouw kennis en ervaring.
• Betrouwbaarheid: Projectteams moeten kunnen vertrouwen op jouw administratie, controles en rapportages. Je gaat zorgvuldig om met financiële informatie, houdt je aan afspraken en zorgt ervoor dat projectgegevens correct worden vastgelegd. Daarnaast speel je een belangrijke rol in het bewaken van compliance, interne controles en auditvereisten binnen projecten.
• Flexibiliteit: Je werkt aan meerdere projecten tegelijkertijd en krijgt uiteenlopende vragen vanuit verschillende projectteams. Hierdoor moet je regelmatig schakelen tussen werkzaamheden, prioriteiten aanpassen en inspelen op veranderingen binnen projecten, zonder de kwaliteit van jouw werk uit het oog te verliezen.

Daarnaast:

• Heb je een afgeronde hbo-opleiding.
• Heb je affiniteit met administratie of een administratieve opleiding afgerond.
• Heb je kennis van projectadministratie en boekhoudkundige principes binnen een projectomgeving.
• Heb je kennis van financiële processen, administratieve procedures en projectrapportages.
• Heb je kennis van relevante wet- en regelgeving binnen financiële administratie.
• Beheers je de Nederlandse taal goed in woord en geschrift.

Hier mag je op rekenen

• Jij zorgt goed voor onze reizigers, dus zorgen wij goed voor jou. Bij GVB krijg je:
• Een salaris tussen € 3.553 en € 5.081 bruto per maand (schaal 9) o.b.v. 36 uur, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een 13e maand, 8% vakantiegeld, 1,5% duurzame inzetbaarheidsuitkering en een goed pensioen via ABP.
• Gratis onbeperkt reizen met het OV van GVB én voordelig reizen voor het hele gezin.
• Gemiddeld 21 vrije dagen per jaar (afhankelijk van leeftijd), met de mogelijkheid extra dagen te kopen.
• Een maandelijkse tegemoetkoming voor je zorgverzekering € 84,91.
• Hybride werken en thuiswerkvergoeding.
• Diverse opleidings- en doorgroeimogelijkheden.

Jouw team

Je komt terecht in het team Project Control en Administratie binnen Business Control. Het team ondersteunt een portefeuille van ongeveer 500 projecten binnen verschillende technische bedrijfsonderdelen van GVB. Binnen het team werken zes projectadministrateurs en acht projectcontrollers nauw samen om projecten financieel en administratief in control te houden. Je werkt veel samen met projectleiders en krijgt ruimte om jouw kennis en ervaring in te zetten voor de verdere professionalisering van processen en werkwijzen. Teammanager Dennis heeft veel aandacht voor begeleiding, kennisdeling en ontwikkeling binnen het team.