System- und Applikationsadministrator Microsoft 365 & Collaboration (m/w/d)

Organisatorische Einordnung

Die IT-Abteilung ist verantwortlich für die Bereitstellung, den Betrieb und die Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur, Geschäftsanwendungen und digitalen Arbeitsplatzlösungen innerhalb der Unternehmensgruppe. Der System- und Applikationsadministrator Microsoft 365 & Collaboration wird fachlich durch den ICT Manager (Holding) geführt.

Ziel der Position ist die Weiterentwicklung und Betreuung der gruppenweiten Microsoft-365-Plattform mit Schwerpunkt auf SharePoint Online, Microsoft Teams und digitalen Geschäftsprozessen. Darüber hinaus fungiert der Stelleninhaber als lokaler Ansprechpartner für ERP- und Reporting-Anwendungen und koordiniert die Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern.

Hauptaufgaben

Microsoft 365 & Collaboration

• Verantwortung für die Administration, Weiterentwicklung und Optimierung der Microsoft-365-Umgebung.

• Konzeption, Aufbau und Pflege von SharePoint-Sites, Dokumentenbibliotheken und Intranet-Lösungen.

• Verwaltung und Weiterentwicklung der Microsoft-Teams-Struktur innerhalb der Unternehmensgruppe.

• Entwicklung und Implementierung von Standards, Governance-Richtlinien und Best Practices für die Nutzung von SharePoint und Teams.

• Unterstützung bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Microsoft 365 und der Power Plattform.

• Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Benutzeranleitungen und Schulungsunterlagen.

• Durchführung von Anwenderschulungen und Workshops.

• Förderung der Akzeptanz und des effizienten Einsatzes moderner Collaboration-Werkzeuge innerhalb der Organisation.

Steuerung externer IT-Dienstleister

• Fachliche Koordination und Steuerung externer IT-Servicepartner.

• Überwachung vereinbarter Service-Levels sowie Nachverfolgung von Incidents, Service Requests und Changes.

• Ansprechpartner für externe Partner bei technischen Fragestellungen, Projekten und Eskalationen.

• Unterstützung bei der Auswahl neuer IT-Lösungen sowie Bewertung von Dienstleistern und Technologiepartnern.

• Sicherstellung einer aktuellen technischen Dokumentation und eines geordneten Wissenstransfers.

ERP- und Reporting-Support

• Lokaler Ansprechpartner für Anwenderfragen im ERP-Umfeld.

• Unterstützung der Fachbereiche bei der Nutzung von ERP-Anwendungen und Reporting-Lösungen.

• Koordination externer ERP- und BI-Dienstleister bei Störungen, Änderungen und Weiterentwicklungen.

• Unterstützung bei Tests neuer Funktionen und Releases.

• Mitarbeit bei der kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen und Datentransparenz.

Anwenderbetreuung

• Unterstützung der Benutzer bei Fragen zu Microsoft 365, SharePoint, Teams und weiteren Unternehmensanwendungen.

• Analyse und Koordination von Supportanfragen.

• Betreuung neuer Mitarbeiter hinsichtlich IT-Arbeitsplatz, Zugriffsrechte und Collaboration-Werkzeugen.

• Erstellung und Pflege von Anwender Dokumentationen.

Projekte und Digitalisierung

• Mitarbeit in konzernweiten IT- und Digitalisierungsprojekten.

• Analyse von Geschäftsanforderungen und Entwicklung geeigneter Lösungskonzepte.

• Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme, Prozesse und Arbeitsmethoden.

• Mitwirkung bei der Entwicklung der gruppenweiten Digitalisierungsstrategie.

Sonstige Aufgaben

• Beobachtung technologischer Entwicklungen im Bereich Microsoft 365, Collaboration, Cloud Services und Business Applications.

• Beratung des ICT Managers bei Investitions- und Technologieentscheidungen.

• Übernahme weiterer zumutbarer Aufgaben entsprechend der Qualifikation und betrieblichen Anforderungen.

Anforderungsprofil

Ausbildung und Berufserfahrung

• Abgeschlossene Ausbildung oder abgeschlossenes Studium im Bereich Informatik, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Qualifikation.

• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Microsoft 365, SharePoint, Teams oder Application Management.

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern und Servicepartnern.

• Kenntnisse von ERP-Systemen und Reporting-Lösungen sind von Vorteil.

Fachliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online und Microsoft Teams.

• Kenntnisse der Microsoft Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI) von Vorteil.

• Verständnis von Berechtigungs-, Sicherheits- und Governance-Konzepten innerhalb von Microsoft 365.

• Grundlegende Kenntnisse im Bereich Dokumentenmanagement und digitaler Geschäftsprozesse.

• Gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Produkte.

• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Persönliche Kompetenzen

• Hohe Kommunikations- und Beratungskompetenz.

• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.

• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung.

• Analytisches und konzeptionelles Denkvermögen.

• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft.

• Organisationstalent und Durchsetzungsvermögen.

• Teamfähigkeit und sicheres Auftreten auf unterschiedlichen Unternehmensebenen.