Projektmitarbeiter Billing Support (m/w/d)

Sie lieben Details – insbesondere, wenn es um Prozesse und Dokumente geht? Sie behalten auch bei komplexen Zusammenhängen stets den Überblick und teilen Ihr Wissen gerne mit dem Team? Dann suchen wir genau Sie!

Mit Ihrer hohen Einsatzbereitschaft, Ihrer Genauigkeit und Ihrem Verständnis für Compliance-relevante Sachverhalte sorgen Sie für eine reibungslose Vertrags- und Projektdokumentation. Als kommunikative Schnittstelle stehen Sie Kolleginnen und Kollegen bei der operativen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen beratend zur Seite und arbeiten eng mit internen Abteilungen, externen Dienstleistern und Kunden zusammen.

• Zentrale Schnittstelle: Sie agieren als kompetenter Ansprechpartner sowie als fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u. a. Business Units im Innen- und Außendienst).

• Veranstaltungsorganisation & -dokumentation: Sie unterstützen Veranstaltungsinitiatoren bei der Dokumentation im System MAP, übernehmen die Hotelrecherche, Terminkoordination, Beauftragung sowie die anschließende Abrechnung.

• Compliance & Qualitätsmanagement: Sie überprüfen die Einhaltung relevanter Richtlinien, überwachen die Vollständigkeit erforderlicher Dokumente und Genehmigungen und führen Reisekostenprüfungen durch.

• Reporting & Kommunikation: Sie erstellen aussagekräftige Reportings und stehen im engen Austausch mit internen und externen Kunden sowie den Teams aus Event, Finanzen und Compliance.

• Wissenstransfer & Sonderaufgaben: Sie schulen neue Mitarbeitende im Prozess und übernehmen situativ Sonderprojekte außerhalb Ihrer Linienaufgabe.

• Ausbildung & Erfahrung: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung sowie vorzugsweise mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.

• Prozess- & Compliance-Verständnis: Ausgeprägtes prozessorientiertes und abteilungsübergreifendes Denken, die Fähigkeit zur Prozessoptimierung sowie absolute Sicherheit im Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien.

• Arbeitsweise: Eine sehr zuverlässige, strukturierte und akkurate Arbeitsmethodik mit Blick fürs Detail, verbunden mit hoher Eigeninitiative und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld.

• Soft Skills: Stark ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung, Durchsetzungsstärke gepaart mit Empathie sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten.

• IT & Sprachen: Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams), fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware (weitere digitale Tools von Vorteil) sowie verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Freuen Sie sich auf ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Sie viel bewegen können, kurze Entscheidungswege und ein motiviertes Team, das den gemeinsamen Erfolg stärkt.