HR Operations Manager (m/w/d)

Deine Rolle & dein Impact ⚡️

Du sorgst dafür, dass HR bei Doonails stabil, fehlerarm und skalierbar läuft. Von der Payroll-Vorbereitung für unsere verschiedenen Entities über Verträge bis zur Tool-Landschaft hältst du alles am Laufen, denkst Prozesse neu, automatisierst, wo es geht, und lieferst saubere Entscheidungsgrundlagen. Deine Leitfrage: Was brauchen wir heute, damit HR auch morgen sauber funktioniert?

Deine zentralen Aufgaben 👩‍💻👨‍💻

Payroll-Vorbereitung & HR Operations

Du bereitest die Payroll für unsere verschiedenen Entities vor und bist Schnittstelle zu unseren externen Payroll-Partnern: Daten liefern, Abgleiche machen, Abrechnungen prüfen. Dazu kommen Verträge, Änderungsvereinbarungen und Kündigungen.

HR-Tools & Reporting

Du bist Owner unserer HR-Tools, von Personio bis zu den weiteren Tools in unserem HR-Stack: Setup, Datenqualität und Weiterentwicklung liegen bei dir. Dazu verantwortest du das regelmäßige HR-Reporting und machst Muster, Risiken und Optimierungspotenziale sichtbar.

Prozess-Ownership & Governance

Du bist Owner unserer HR-Ops-Prozesse: Du definierst SOPs und Qualitätsstandards, entwickelst sie weiter und sorgst dafür, dass im ganzen Unternehmen einheitliche Logiken gelten und alles zuverlässig läuft.

Process Excellence & KI

Du erkennst manuelle Abläufe, vereinfachst sie und automatisierst sie. KI ist dabei dein wichtigstes Werkzeug: Bei uns ist Claude fester Bestandteil des Arbeitsalltags, und du nutzt das aktiv, um HR-Prozesse neu zu denken.

Gehaltsbänder & Benefits

Du pflegst unsere Gehaltsbänder, sicherst Konsistenz und Fairness und steuerst die Payroll-seitigen Benefits wie Urban Sports oder bAV inklusive steuerlicher und rechtlicher Rahmenbedingungen.

Travel Governance

Du legst Reisekosten-Regeln, Abrechnungsprozesse und Kostenkategorien fest, konsolidierst Travel-Kosten teamübergreifend und leitest Kostentreiber ab. Buchungen und Event-Planung liegen bei unserem Culture-Team.

Arbeitsrecht

Du bist erste Anlaufstelle für arbeitsrechtliche Fragen und die Schnittstelle zu unseren externen Berater:innen: Du bereitest Fälle vor, holst Einschätzungen ein und sorgst dafür, dass sie sauber umgesetzt werden.

Das bringst du mit 🤝

• HR-Ops-Erfahrung: Mehrere Jahre in HR Operations, idealerweise in einem wachsenden Startup oder Scaleup.

• Payroll-Know-how: Du weißt, was eine saubere Payroll braucht, und hast Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Lohnbüros oder Steuerberater:innen. Erfahrung mit internationalen Entities ist ein großes Plus.

• Deutsches Arbeitsrecht: Du kennst dich im deutschen Arbeitsrecht sicher aus, und zwar aus der Praxis: Verträge, Befristungen, Änderungen, Kündigungen oder Elternzeit sind für dich Alltag. Eine juristische Ausbildung brauchst du dafür nicht. Ein Bewusstsein für Datenschutz im HR-Alltag bringst du mit.

• Struktur & Prozessdenken: Du bringst Ordnung ins System, dokumentierst sauber und hast Erfahrung mit SOPs und Prozessprojekten.

• Systeme & Zahlen: Du arbeitest sicher mit HRIS (idealerweise Personio) und Sheets und hast Spaß daran, aus Daten Ableitungen zu machen.

• Offenheit für KI: Du hast richtig Lust, mit KI zu arbeiten, und probierst neue Tools gerne aus. Wenn du schon Erfahrung mit Claude oder anderen KI-Tools in deinem Arbeitsalltag mitbringst, ist das ein großes Plus.

• Verlässlichkeit & Diskretion: Du gehst mit sensiblen Themen wie Gehältern und Verträgen vertrauensvoll um, und Menschen erleben HR durch dich als sicher, korrekt und fair.

• Kommunikation: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Deine Perspektive 📈

Du bist nicht Verwaltung, du bist das Fundament, auf dem HR bei Doonails professionell funktioniert. Du prägst, wie Entscheidungen vorbereitet werden, und gestaltest aktiv mit, wie HR mit unserer Internationalisierung und unserem Wachstum mitskaliert.

Was wir dir bieten 💝

• 💸 Faire Bezahlung, angepasst an deine Qualifikation & Erfahrung

• 🤝 Ein echtes Ownership-Rollenprofil mit viel Vertrauen & Gestaltungsspielraum

• 🇪🇺 100 % Remote in Deutschland: arbeite flexibel von überall

• 📈 Wachstumspotenzial: übernimm Verantwortung & bring deine Ideen direkt ein

• 📚 1.300 € Weiterbildungsbudget pro Jahr für deine persönliche Entwicklung

• 🧘 Nilo Health, denn mentale Gesundheit ist uns wichtig und dein Zugang ist inklusive

• 💪🏼 Urban Sports Mitgliedschaft

• 💼 Co-Working-Space oder Homeoffice-Ausstattung? Wir übernehmen die Kosten!

• 🥳 Teamevents in ganz Europa, weil ein starkes Team alles ist