Empfangsmitarbeiter (m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine verlässliche und organisierte Persönlichkeit für das Office- und Empfangsmanagement unseres Kunden in Darmstadt. In dieser Rolle sind Sie das Herzstück des Büros: Sie sorgen für einen reibungslosen Betriebsablauf, heißen Gäste herzlich willkommen und schaffen eine sichere, funktionale und angenehme Arbeitsatmosphäre für das Team. 

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

1. Empfang & Visitor Management

• First Contact: Herzlicher Empfang und Registrierung von Besuchern, Dienstleistern und Mitarbeitern.

• Kommunikation: Professionelle Abwicklung von Telefonaten, E-Mail-Anfragen und allgemeinen Büroanfragen.

• Meeting-Koordination: Verwaltung und Buchung von Konferenzräumen inklusive der Organisation von Gästebewirtung.

2. Workplace Operations & Logistik

• Büroorganisation: Überwachung und Pflege der Gemeinschaftsbereiche (Küchen, Lounges, Meetingräume).

• Verbrauchsmaterialien: Nachbestellung und Verwaltung von Bürobedarf, Kaffeestationen und Pantry-Artikeln.

• Post & Logistik: Abwicklung des Postein- und -ausgangs sowie Koordinierung von Kurier- und Paketdiensten.

• Event-Support: Unterstützung bei internen Firmen-Veranstaltungen und Initiativen zur Förderung der Arbeitsplatzkultur.

3. Facilities & Gütemanagement

• Dienstleistersteuerung: Meldung von Instandhaltungsbedarfen sowie Koordination von Handwerkern, Reinigungskräften und Technikern.

• Arbeitsplatzverwaltung: Pflege von Sitzplänen sowie Vorbereitung der Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter (Onboarding/Offboarding).

4. Arbeitssicherheit, Service & Reporting

• Compliance & Safety: Regelmäßige Überprüfung der Erste-Hilfe- und Notfallausrüstung sowie Unterstützung bei Arbeitsschutzstandards.

• Ticket-Management: Bearbeitung und Nachverfolgung von internen Service-Tickets und Anfragen über unser Workplace-Tool.

• Dokumentation: Erstellung von Berichten und Pflege der betrieblichen Dokumentation im Bereich Facilities & Safety.

• Flexibler Support: Übernahme weiterer ad-hoc Aufgaben im Rahmen des Gebäude- und Arbeitsplatzmanagements.

• Erfahrung: Nachweisbare Erfahrung im Bereich Empfang, Office Management, Hotellerie oder Facility Management.

• Sicheres Auftreten: Ausgeprägte Serviceorientierung, freundliches Verhalten und professionelle Umgangsformen.

• Organisationsgeschick: Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten.

• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift  und sehr gute Englischkenntnisse aufgrund des internationalen Umfelds 

• IT-Affinität: Rutinierter Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft, sich in interne Ticket- und Managementsysteme einzuarbeiten.

• Verlässliche Arbeitszeiten: Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag (08:00 – 16:00 Uhr) für eine optimale Work-Life-Balance.

• Attraktiver Arbeitsplatz: Ein modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Darmstadt.

• Vielseitige Aufgaben: Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Eigenverantwortung und direktem Kontakt zu Menschen.