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Mitarbeiter in (w/m/d) für die technische Umsetzung und den Roll-Out einer Software zur Promovierendenverwaltung

Universität HeidelbergHeidelberg, Baden-Württemberg🇩🇪GermanyPosted 27 Aug 2026

Why This Role Stands Out

Embrace a key role in a significant digital transformation at a renowned university, where you'll contribute to the technical implementation and rollout of a new student management system. This hybrid position is ideal for individuals with technical expertise and a passion for process improvement, offering valuable experience in project management and IT support within an academic environment. Apply now to shape the future of doctoral administration at Heidelberg University!

Quick Overview

Seniority
Mid Senior
Employment type
Full Time
Work mode
Hybrid
Location
Heidelberg, Baden-Württemberg, Germany

Job Description

Mitarbeiter in (w/m/d) für die technische Umsetzung und den Roll-Out einer Software zur Promovierendenverwaltung

Die Universität Heidelberg führt im Rahmen eines universitätsweiten Digitalisierungsprojekts ein neues System zur Verwaltung des Promotionsprozesses ein. Für die technische Begleitung der Ausschreibung, Einführung und des Roll-Outs der neuen Software wird eine engagierte Persönlichkeit gesucht, die technische Expertise mit Organisationsgeschick und einer ausgeprägten Serviceorientierung verbindet und idealerweise bereits mit dem Promotionsprozess vertraut ist.

Die Position ist bei der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg angesiedelt und arbeitet eng mit dem Digital Office der Universität Heidelberg zusammen.

Aufgaben
  • Mitarbeit bei der technischen Konzeption und Ausschreibung der neuen Software zur Promovierendenverwaltung
  • Analyse, Dokumentation und Abstimmung technischer Anforderungen sowie notwendiger Schnittstellen zu bestehenden universitären Systemen
  • Erstellung technischer Dokumentationen und Unterstützung des Requirements Engineering
  • Entwicklung und Durchführung von Testkonzepten sowie Qualitätssicherung der Software während der Einführungsphase
  • Technischer First- und Second-Level-Support für Mitarbeitende, Promovierende, Betreuende sowie weitere Nutzer innengruppen
  • Erstellung von Anleitungen, FAQs und weiteren Informationsmaterialien
  • Koordination und Nachverfolgung technischer Anfragen gegenüber dem externen Softwareanbieter
  • Unterstützung der Projektkoordination bei Dokumentation, Terminorganisation und Projektkommunikation
  • Mitarbeit bei der Konzeption und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Schulungen und Maßnahmen des Change Managements
  • Pflege projektbezogener Webseiten und digitaler Informationsangebote
Ihr Profil
  • Abgeschlossenes Hochschulstudium mit IT-Bezug (mindestens Bachelorniveau) oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Idealerweise Erfahrungen in der Einführung oder Betreuung komplexer Softwarelösungen sowie im Projekt- oder Qualitätsmanagement
  • Vertrautheit mit dem Prozess des Promovierens ist wünschenswert
Kenntnisse und Fähigkeiten
  • Fundierte Kenntnisse im Bereich Datenmanagement, Datenbanken und digitaler Workflows
  • Erfahrung im Requirements Engineering sowie im Testen von Softwareanwendungen
  • Verständnis für Schnittstellenmanagement und digitale Verwaltungsprozesse
  • Kenntnisse universitärer Verwaltungsstrukturen sind von Vorteil
  • Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie Bereitschaft, sich in neue technische Systeme einzuarbeiten
Rahmenbedingungen
  • Teilzeitstelle (19,75 Wochenstunden)
  • Befristet für die Dauer des Projekts (2 Jahre)
  • Vergütung nach Entgeltgruppe 11 TV-L
  • Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Bedingungen
  • Möglichkeiten zur Weiterbildung, bezuschusstes Deutschlandticket bzw. Job-Rad

Stellenanzeige automatisch mit KI zusammengefasst

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